Die Funktion des Notars in den Gesellschafterversammlungen in Spanien ist ein Schlüsselelement, um die Transparenz, die Rückverfolgbarkeit und die juristische Sicherheit in dem Bereich des Gesellschaftsrechts zu garantieren. Der notarielle Eingriff in eine Hauptversammlung garantiert die amtliche Beurkundung des Geschehenen während der Sitzung und dient als Nachweis für die getroffenen Vereinbarungen, insbesondere wenn Spannungen zwischen den Geschäftspartnern, Zweifel über die Zusammensetzung der Versammlung oder ein Risiko über nachträgliche Anfechtung besteht.
Die spanische Gesetzgebung sieht vor, dass die Geschäftsführer einer Kapitalgesellschaft die Präsenz eines Notars abmahnen können, damit dieser die Urkunde für die Hauptversammlung erstellt. Ebenso müssen sie vorgehen, wenn Gesellschafter, welche zumindest 5% des Gesellschaftskapitals innehaben, dies beantragen, sofern der Antrag innerhalb der gesetzlich vorgesehenen Frist gestellt wird. In diesen Fällen, ersetzt der Notariatsakt das interne ordentliche Protokoll der Gesellschaft und erwirbt eine besondere beweiskräftige Relevanz.
Jedoch führt die notarielle Beurkundung, in der Praxis des Gesellschaftsrechts, in den Hauptversammlungen zu einigen Verwirrungen. Oft werden dem Notar Aufgaben zugeschrieben, die nicht in seinen Tätigkeitsbereich fallen. Insbesondere die eigenen Aufgaben des Vorsitzenden oder des Schriftführers der Versammlung. Diese Verwirrung kann zu wichtigen Konsequenzen führen, da die Gültigkeit der Sitzung davon abhängt, dass jeder in der Sphäre seiner Kompetenz agiert.
Die notarielle Beurkundung in der Hauptversammlung
Die Anwesenheit eines Notars in einer Gesellschafterversammlung dient dazu, eine notarielle Urkunde über die Sitzung zu erstellen. Der Notar beglaubigt den, von ihm beobachteten, Sachverhalt, die von den Teilnehmern gemachten Aussagen und die relevanten Umstände, welche während dem Verlauf der Sitzung entstehen.
Dieser Eingriff erscheint insbesondere bei Gesellschaften mit zerstrittenen Gesellschaftern, Unternehmensgruppen mit komplexen Strukturen, bei Gesellschaften mit ausländischen Investoren oder Gesellschaften, in welchen es zu Unstimmigkeiten über die Einberufung, die Beschlussfähigkeit, die Vertretung, das Auskunftsrecht oder das Abstimmungsrecht entstehen können, nützlich.
Die notarielle Urkunde der Hauptversammlung erlaubt es, den Verlauf der Versammlung objektiv zu dokumentieren und schränkt den Spielraum für Diskussionen über die Fakten ein. Deshalb darf die Aufgabe des Notars in den Gesellschafterversammlungen nicht nur als eine Formalität verstanden werden, sondern als ein präventives Instrument für gesellschaftliche Konflikte.
Der Notar ist nicht der Schriftführer der Gesellschaft
Eine der wichtigsten Rechtsauslegungen, die die Firmen kennen sollten und die besonders ausländische Firmen mit Geschäftsinteresse in Spanien beachten sollten, ist, dass der Notar nicht die Aufgaben des Vorstands übernimmt. Dass der Notar als Schriftführer der Sitzung handelt, wird häufig angenommen, entspricht jedoch dem Gegenteil der Funktionsweise der Gesellschafterversammlungen.
Die Aufgabe des Notars in den Gesellschafterversammlungen begrenzt sich darauf, die Geschehnisse öffentlich zu beglaubigen und die notarielle Urkunde zu verfassen. Der Notar agiert als unparteiischer Beobachter und qualifizierter Zeuge, jedoch ersetzt er weder den Vorsitzenden noch den Schriftführer der Versammlung.
Die Versammlung muss über einen eigenen Vorstand verfügen, welcher sich aus einem Vorsitzenden und einem Schriftführer zusammensetzt. Dies muss den gesetzlichen Bestimmungen, der Satzung oder den anwendbaren Regeln der Gesellschaft folgen. Diese Akteure sind für die gültige Verfassung, die Geschäftsleitung und den Verlauf der Sitzung weiterhin erforderlich.
Daher obliegt es dem Vorsitzenden, welcher von dem Schriftführer unterstützt wird, die Versammlung zu leiten, die Debatte zu führen, Eingriffe zuzulassen und die Einverständnisse bekanntzugeben. Der Notar dokumentiert das Geschehene, jedoch leitet er weder die Sitzung, noch entscheidet er über unternehmensinterne Angelegenheiten.
Exklusive Kompetenzen des Vorsitzenden und des Schriftführers
Da der Notar nicht als Schriftführers handelt, bleibt die Verantwortlichkeit des Überprüfens und des Bekanntmachens der Einhaltung der vorläufigen rechtlichen Anforderungen bei dem Vorstand. Diese Aufgabenverteilung ist grundlegend, um formelle Mängel zu vermeiden, welche die Gültigkeit der gesellschaftlichen Beschlüsse beeinträchtigen können.
Die Anwesenheitsliste
Die Erstellung, die Auswertung sowie die Fertigstellung der Anwesenheitsliste obliegt dem Vorsitzenden und dem Schriftführer der Versammlung. Diese müssen überprüfen, ob die Gesellschafter anwesend sind oder repräsentiert werden sowie, dass der Prozentsatz des Kapitals, mit dem der Sitzung übereinstimmt und dass die erforderlichen Quoren erreicht werden.
Der Notar erstellt nicht die Anwesenheitsliste. Seine Arbeit besteht darin, zu bestätigen, dass eine solche erstellt worden ist sowie diese gegebenenfalls einzuverleiben, anzufügen oder in der notariellen Urkunde zu erfassen. Diese Unterscheidung ist wichtig, da der Notar nicht die interne Beurteilung über die Anwesenheit des Vorstands oder die Vertretung der Geschäftspartner ersetzt.
Gültige Gründungsurkunde
Es entspricht dem Vorsitzenden zu verkünden, ob die Versammlung rechtsgültig gegründet worden ist. Dafür muss er abwägen, ob die Einberufung erfolgt ist sowie ob die anwesenden Geschäftspartner oder gegebenenfalls die vertretenen Geschäftspartner die notwendigen Quoren erreicht haben und ob die von den Gesellschaftern vorgelegten Berechtigungen zu den Vertretungen und den Vollmachten gegeben sind.
Der Notar kann den Akt der Verkündung, welcher durch den Vorsitzenden durchgeführt wurde und genauso die Anfechtungen, den Eigentumsvorbehalt oder die Aussagen der Gesellschafter im Protokoll festhalten. Trotzdem obliegt es dem Notar nicht, den Beschluss der Versammlung anstelle des Vorsitzenden vorzunehmen.
Moderation und Wahlen
Die Moderation der Debatte obliegt dem Vorsitzenden der Versammlung. Es ist jener, der das Wortrecht erteilt oder abberuft, die Interventionen gewährt, die Diskussion der Ordnungspunkte des Tages leitet und das Ergebnis der Wahlen proklamiert.
Der Schriftführer, seinerseits, assistiert dem Vorsitzenden, notiert die wichtigen Aspekte und trägt zur korrekten internen Berichterstattung der Sitzung bei. Wenn ein Notar eingreift, überträgt sich die Hauptaufgabe der Dokumentation auf die notarielle Urkunde, jedoch macht dies den Notar weder zum Schriftführer, noch beeinträchtigt das die Kompetenzen des Vorstands.
Der Notar hält in der notariellen Urkunde auf objektive Weisefest, was der Vorsitzende deklariert hat, sowie die Aussagen der Gesellschafter, die durchgeführten Abstimmungen und die wichtigen Vorfälle. Jedoch darf er sich die internen Kontrollinstanzen nicht anmaßen, da diese den Organen der Versammlung zugeschrieben werden.
Die juristische Relevanz der notariellen Urkunde der Versammlung
Die notarielle Urkunde der Hauptversammlung weist einen wichtigen beweisrechtlichen Wert auf. Da diese von einem öffentlichen Urkundsbeamten beglaubigt wurde, bietet sie eine verstärkte Standhaftigkeit der beobachteten Ereignisse und der Deklarationen während der Sitzung.
Außerdem ersetzt die notarielle Urkunde das ordentliche Protokoll der Versammlung, welches kein vorheriges Einverständnis der Gesellschafter erfordert. Diese Charakteristik hat sich als ein nützliches Instrument erwiesen, insbesondere wenn ein Risiko der Uneinigkeit, über den Inhalt des Protokolls oder über die Form, in welcher die Sitzung stattgefunden hat, besteht.
Trotzdem verdrängt der Wert der notariellen Urkunde nicht die Notwendigkeit, dass die Versammlung ordnungsgemäß stattfindet. Die Anwesenheit des Notars behebt nicht automatisch die Mängel der Einberufung, Fehler bei der Gründung der Versammlung, Verletzungen des Informationsrechts oder substanzielle Unregelmäßigkeiten in der Annahme der Vereinbarungen.
Die Aufgaben des Notars in den Versammlungen mit ausländischen Gesellschaftern
Der notarielle Eingriff, in spanischen Gesellschaften, in welchen ausländische Gesellschafter teilnehmen, kann durchaus empfehlenswert sein. In diesen Fällenermöglicht die notarielle Urkunde, die Entwicklung der Sitzung präzise zu dokumentieren, und erlaubt darüber hinaus eine zusätzliche Sicherheit für die Gesellschafter sowie für ausländische Muttergesellschaften, für internationale Investoren oder für nicht ansässige Geschäftsführer.
Die Aufgaben des Notars können auch relevant sein, wenn im Ausland erteilte Vollmachten vorliegen sowie komplexe Vertretungen, mehrsprachige Gesellschaftsunterlagen oder Diskrepanzen über die Interpretation von bereits abgeschlossenen Vereinbarungen. In diesem Kontext ist es von Vorteil, sich zuvor rechtlich beraten zu lassen, um die Versammlung adäquat vorbereiten zu können und formelle Fehler zu vermeiden.
Die Teilnahme des Notars in den Gesellschafterversammlungen sollte mit einer entsprechenden Unternehmensstrategie einhergehen. Die alleinige Anwesenheit des Notars ist nicht ausreichend. Es ist notwendig, die Einladung zur Versammlung vorzubereiten, die Tagesordnung zu überprüfen, die Quoren zu analysieren, die Vertretungen zu verifizieren und mögliche Konfliktsituationen vorhersehen zu können.
Schlussfolgerung
Die Funktion des Notars in den Gesellschafterversammlungen stellt ein strategisches Instrument dar, um die rechtliche Sicherheit der Gesellschafterbeschlüsse zu stärken und das Risiko von möglich auftretenden Meinungsverschiedenheiten zu reduzieren. Die notarielle Beurkundung erscheint vor allem in komplexen Versammlungen, Sitzungen mit zerstrittenen Gesellschaftern, internationalen Gruppen oder Versammlungen, in welchen es zu Anfechtungen kommen kann, nützlich.
Trotzdem ändert die Präsenz des Notars nichts an der Aufgabenverteilung innerhalb der Versammlung. Der Notar ist nicht der Schriftführer, er leitet nicht die Sitzung und er erstellt weder die Teilnehmerliste noch erklärt er die ordnungsgemäße Gründung der Versammlung für gültig. Diese Kompetenzen fallen in den Aufgabenbereich des Vorsitzenden und des Schriftführers der Versammlung.
Deshalb, damit die notarielle Urkunde adäquat finalisiert werden kann, ist es von Bedeutung, dass die Kompetenzen des Vorstands respektiert werden und die Versammlung mit juristischer Sorgfalt vorbereitet wird. Nur so schafft die notarielle Beurkundung Sicherheit, Klarheit und Beweiskraft, welche eine ordnungsgemäße Unternehmensführung erfordert.
Häufig gestellte Fragen
Die Funktion des Notars in den Gesellschafterversammlungen besteht daraus, die notarielle Urkunde der Sitzung zu erstellen, die beobachteten Ereignisse zu bestätigen und die Aussagen der Anwesenden zu dokumentieren. Er leitet weder die Versammlung, noch ersetzt er den Vorsitzenden oder den Schriftführer.
Nein. Der Notar agiert nicht als Schriftführer der Versammlung. Die Gesellschaft muss über einen eigenen Vorstand verfügen, welcher sich aus einem Vorsitzenden und einem Schriftführer zusammensetzt, der seine rechtlichen Funktionen während der gesamten Sitzung beibehält.
Die Anwesenheit des Notars kann von den Geschäftsführern beantragt werden. Außerdem muss ein Notar anwesend sein, wenn dies von Gesellschaftern, die mindestens den vorgegebenen Kapitalanteil vertreten und das, innerhalb der vorgegebenen Frist, vor der Abhaltung der Versammlung verlangen.
Ja. Sobald der Notar eine notarielle Beglaubigung erstellt, ersetzt die notarielle Urkunde den ordentlichen Akt der Gesellschaft und verlangt keine nachträgliche Genehmigung durch die Versammlung.
Nicht unbedingt. Die notarielle Beglaubigung belegt das Geschehene, jedoch behebt sie nicht automatisch rechtliche Mängel hinsichtlich der Einberufung, der Zusammensetzung, des Informationsrechts oder der Beschlussfassung.
Ja, die rechtliche Vorberatung ist notwendig, um Ausschreibungen, Quoren, Vertretungen, die Tagespunkte und mögliche Risiken einer Anfechtung, insbesondere in Unternehmen mit ausländischen Gesellschaftern oder internen Konflikten, zu prüfen.
