Zusammenfassung der neuen Richtlinien zur Arbeitszeiterfassung

Die offizielle Richtlinie für die Arbeitszeiterfassung legt die Punkte fest, die Unternehmen in Spanien in Bezug auf die Arbeitszeit und deren Erfassung berücksichtigen müssen. Hier ist eine Zusammenfassung:

Richtlinie für die neue Arbeitszeiterfassung

Das Königliche Gesetzesdekret 8/2019 vom 8. März über Dringlichkeitsmaßnahmen zum sozialen Schutz und zur Bekämpfung von prekären Arbeitsverhältnissen am Arbeitsplatz ändert Artikel 34 des Arbeitnehmerstatuts und fügt einen neuen Absatz 9 hinzu, der die Verpflichtung zur Anwendung eines Registers für Arbeitszeiten auferlegt.

Fragen zum Umfang der in Artikel 34.9 des Arbeitnehmerstatuts geregelten Stundenerfassung

Zunächst gilt die Erfassung der Arbeitszeit für alle Arbeitnehmer und Unternehmen innerhalb des in Artikel 1 des Arbeitnehmerstatuts definierten Anwendungsbereichs. Es gibt jedoch folgende Ausnahmen und Besonderheiten:

• Spezielle Arbeitspositionen, d.h. die Erfassung der Arbeitszeit der Führungskräfte ist auf der Grundlage von Artikel 2.1.a) des Arbeitnehmerstatuts ausgeschlossen. Auf der anderen Seite sind Arbeitnehmer, die keine Führungskräfte sind, selbst wenn sie teilweise frei über ihre Arbeitszeit verfügen können, nicht von der Erfassung ihrer Arbeitszeit ausgeschlossen, jedoch unbeachtlich des Nachweises ihrer Arbeitszeit mittels einer Vereinbarung über ihre Arbeitszeitverfügbarkeit
• Arbeitnehmer, die ein spezielles oder besonderes Regime bezüglich der Erfassung der Arbeitszeit haben, d.h. Arbeitnehmer mit Teilzeitverträgen und solche, die spezielle Register haben, die durch das königliche Dekret 1561/1995 vom 21. September über besondere Arbeitszeiten geregelt sind
• Arbeitsverhältnisse, die vom Anwendungsbereich des Arbeitnehmerstatuts ausgeschlossen sind (Arbeitnehmer, die Mitglieder von Genossenschaften sind, deren Arbeitsverträge der Geschäftsordnung der Genossenschaft unterliegen, Selbständige)
• Bei Arbeitnehmern mit flexiblen Arbeitszeitregelungen und unregelmäßigen Arbeitszeiten (Fernarbeit oder Telearbeit) würde die tägliche Aufzeichnung die Kontrolle der tatsächlich geleisteten Arbeitszeit ermöglichen. Die Kontrolle wird jedoch nicht auf täglicher Basis durchgeführt und muss pauschalisiert werden. Überschüssige Arbeitstage gewähren keinerlei Anspruch auf Überstunden.

Zweitens sieht Artikel 15.1 des Gesetzes 14/1994 vom 1. Juni 1994 im speziellen Fall der Leiharbeitsunternehmen die Überwachung der Arbeitstätigkeit während der Zeit vor, in der die Dienstleistungen im Leihunternehmen erbracht werden. In Anbetracht dessen ist das Leihunternehmen verpflichtet, ein Buch zur Dokumentation der Arbeitszeiten gemäß Artikel 34.9 des Gesetzes über die Leiharbeitsunternehmen zu erstellen und vier Jahre lang aufzubewahren.

Das Leiharbeitsunternehmen und das Nutzunternehmen werden weiterhin das Verfahren für die Bereitstellung der Register zur Erfüllung ihrer Verpflichtungen festlegen. Bei der Unterauftragsvergabe muss das Leihunternehmen in seiner Verantwortung alle Arbeitszeiten für die Erfüllung aller arbeitsrechtlichen Verpflichtungen festhalten.

Fragen zu dem Inhalt sowie dem Erfassungssystem

Die Arbeitszeiterfassung in Spanien muss neben den spezifischen Anfangs- und Endzeiten des Tages auch die pflichtigen Tagespausen enthalten. Insbesondere dann, wenn diese Pausen nicht eindeutig im Vertrag oder der Abmachung erscheinen, ist es ratsam, sie in die Arbeitszeiterfassung aufzunehmen. Darüber hinaus ermöglicht die Arbeitszeiterfassung die Kontrolle durch die Arbeits- und Sozialversicherungsinspektion und garantiert somit Rechtssicherheit. Die Arbeitszeiterfassung gewährleistet auch die Anerkennung von Überstunden und deren Ausgleich.

Arbeitnehmer, die außerhalb des Arbeitsplatzes reisen, müssen die tatsächliche Arbeitszeit erfassen. Die Aufzeichnung hat jedoch keine Intervalle der möglichen Arbeitsbereitschaft an den Arbeitgeber zu enthalten. Insbesondere zählen nur die in Artikel 34 des Arbeitnehmerstatuts vorgesehenen Zeiten.

Zweitens wird kein spezifischer Tagesbericht erstellt, sondern muss dieser auf einer täglichen Basis durchgeführt werden und muss die Uhrzeit des Tagesbeginns und -endes enthalten. Das System kann in Papier- oder virtueller Form vorliegen und muss zuverlässige, unveränderliche Eingaben ermöglichen, die nicht nachträglich manipuliert werden können.

Kurz gesagt, die Unternehmen können ihre eigenen Systeme zur Arbeitszeiterfassung einrichten, auch wenn die Organisation und Dokumentation der Erfassung Aufgabe der Tarifverhandlungen oder der Betriebsvereinbarungen ist, um die notwendigen Elemente jedes Unternehmens einzubeziehen. In jedem Fall sollte jedes eigene System von den gesetzlichen Vertretern der Arbeitnehmer gebilligt werden.

Fragen zur Aufbewahrung und dem Zugang

Jedes Mittel zur Aufbewahrung kann zulässig sein, solange die Bewahrung, Zuverlässigkeit und Unveränderlichkeit des Inhalts langfristig garantiert ist. Die Aufbewahrung erstreckt sich über alle täglichen Aufzeichnungen.

Zweitens kann jede Person, d.h. die Arbeitnehmer, ihre Vertreter oder die Angestellten der Arbeits- und Sozialversicherungsinspektion, jederzeit am Arbeitsplatz oder sofort Zugang zu den Aufzeichnungen erhalten. In dieser Hinsicht besteht keine Verpflichtung zur Bereitstellung von Kopien.

Fragen zur Erfassung von Überstunden

Im Hinblick auf die rechtliche Regelung von Überstunden in Artikel 35.5 des Arbeitnehmerstatuts sind die tägliche Arbeitszeiterfassung und die Überstundenerfassung unabhängige und kompatible rechtliche Verpflichtungen. In diesem Sinne kann ein einziges Register verwendet werden, um beide Verpflichtungen gleichzeitig zu erfüllen.

Überstunden, die sich aus Situationen höherer Gewalt ergeben, werden als Überstunden berechnet und bezahlt.

Laura Coursimault & Alejandra Sanz

Dieser Beitrag ist nicht als Rechtsberatung zu verstehen