In den letzten Jahren haben Unternehmen ihre Organisationsstrukturen an die neuen Technologien angepasst. Eine der bedeutendsten Veränderungen war die Durchführung von Hauptversammlungen und Verwaltungsratssitzungen auf virtuellem Wege – eine Praxis, die nach der COVID-19-Pandemie besondere Bedeutung erlangte und den Einsatz digitaler Instrumente zur Gewährleistung der Kontinuität der Geschäftstätigkeit in Spanien vorantrieb. Seitdem wurde die Gesetzgebung weiterentwickelt, um die Abhaltung von virtuellen oder hybriden Hauptversammlungen (mit einer Kombination aus persönlicher und virtueller Teilnahme) dauerhaft zu ermöglichen, sodass Gesellschafter und Verwaltungsratsmitglieder über digitale Tools wie Videokonferenzen aus der Distanz teilnehmen können.
Wichtige Aspekte virtueller Hauptversammlungen und Verwaltungsratssitzungen
Im Folgenden stellen wir dar, welche Bedeutung virtuellen Hauptversammlungen und Verwaltungsratssitzungen in Spanien zukommt, welchen Regelungen sie unterliegen und welche Aspekte Unternehmen berücksichtigen müssen, die diese Modalität umsetzen möchten.
Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und Anforderungen
Die Durchführung solcher Sitzungen erfordert nicht nur die Einhaltung der gesetzlichen Anforderungen, sondern auch die Gewährleistung der Sicherheit der Kommunikation und der Integrität der getroffenen Vereinbarungen. Zu diesem Zweck muss die Möglichkeit der virtuellen Teilnahme ausdrücklich in der Satzung der Gesellschaft vorgesehen sein und von mindestens den Stimmen, die zwei Dritteln des Gesellschaftskapitals repräsentieren, in der Hauptversammlung gebilligt werden.
Gewährleistung von Sicherheit und Zuverlässigkeit
Es ist von grundlegender Bedeutung, dass Unternehmen technologische Tools auswählen, die eine reibungslose, sichere und nachvollziehbare Teilnahme ermöglichen. Die verwendeten Einrichtungen müssen die Identifizierung und Legitimation der Teilnehmer sowie die Interaktion in Echtzeit zwischen allen Teilnehmern gewährleisten und so die Einheitlichkeit der Sitzung sicherstellen. Die Minimierung des Risikos eines Identitätsbetrugs oder von technischen Störungen ist unerlässlich, um zu verhindern, dass die Gültigkeit der Sitzung in Frage gestellt werden kann.
Auswirkungen auf die Unternehmensdynamik
Neben den technischen und rechtlichen Aspekten müssen Unternehmen auch die Auswirkungen dieser Modalität auf die Entscheidungsfindung und die Beteiligung der Teilnehmer berücksichtigen. Der Wegfall geografischer Barrieren kann zu einer höheren Teilnahmequote führen und die Unternehmensführung beschleunigen.
Zulässige Arten von Sitzungen
Die geltenden Vorschriften sehen zwei Arten von Sitzungen vor:
- Hybride Sitzungen: Sitzungen, an denen einige Gesellschafter bzw. Verwaltungsratsmitglieder persönlich teilnehmen, während andere virtuell anwesend sind.
- Vollständig virtuelle Sitzungen: Sitzungen, an denen alle Gesellschafter bzw. Verwaltungsratsmitglieder virtuell teilnehmen.
Für beide Formen muss die Satzung der Gesellschaft ausdrücklich die Möglichkeit der virtuellen Teilnahme vorsehen und gewährleisten, dass die verwendeten technischen Einrichtungen die Identitätsfeststellung der Teilnehmer ermöglichen.
Verfahren zur Anpassung der Satzung
Damit ein Unternehmen virtuelle oder hybride Versammlungen abhalten kann, muss es die folgenden Schritte befolgen:
- Genehmigung durch die Hauptversammlung: Die Änderung der Satzung muss von mindestens zwei Dritteln des Gesellschaftskapitals repräsentierenden Stimmen genehmigt werden.
- Formalisierung der Vereinbarung: Dieser Genehmigungsbeschluss muss öffentlich beglaubigt werden.
- Eintragung im Handelsregister: Die Änderung der Satzung muss eingetragen werden, damit sie rechtswirksam wird.
Fazit
Die Abhaltung von Hauptversammlungen und Verwaltungsratssitzungen in virtueller Form hat die Unternehmenslandschaft in Spanien verändert und sowohl inländischen als auch ausländischen Unternehmen Flexibilität und Effizienz gebracht. Um gemäß den spanischen Vorschriften zu arbeiten, müssen Unternehmen die erforderlichen rechtlichen und technischen Voraussetzungen kennen und erfüllen, um die Transparenz, Sicherheit und Gültigkeit der Sitzungen sicherzustellen.
Wenn Sie weitere Informationen über virtuelle Hauptversammlungen und Verwaltungsräte in Spanien benötigen,
