Die neue Regelung zur Arbeitszeiterfassung in Spanien – was Unternehmen wissen müssen

Die von der Regierung geplante neue Regelung zur Arbeitszeiterfassung bringt einen grundlegenden Wandel darin mit sich, wie Unternehmen dieser gesetzlichen Pflicht künftig nachkommen müssen.

Obwohl die tägliche Arbeitszeiterfassung bereits 2019 eingeführt wurde, haben die praktischen Erfahrungen erhebliche Schwächen vieler eingesetzter Systeme gezeigt. Dazu zählen insbesondere mangelnde Verlässlichkeit, Manipulationsmöglichkeiten, eine unzureichende Nachvollziehbarkeit sowie eingeschränkte Zugriffsmöglichkeiten für die Arbeitsinspektion.

Vor diesem Hintergrund hat die Regierung im Oktober 2025 einen Entwurf eines Königlichen Dekrets vorgelegt. Ziel ist es, das System der Arbeitszeiterfassung zu modernisieren, die Objektivität der Aufzeichnungen sicherzustellen und deren behördliche Überprüfbarkeit zu erleichtern. Zugleich sollen damit grundlegende Arbeitnehmerrechte gestärkt, die korrekte Vergütung von Überstunden gewährleistet und die Einhaltung der Ruhezeiten besser abgesichert werden.

Auch wenn sich die Regelung derzeit noch im Konsultations- und Anhörungsverfahren befindet, spricht vieles für eine Verabschiedung und ein Inkrafttreten im Jahr 2026. Unternehmen sollten sich daher bereits jetzt mit den möglichen operativen und rechtlichen Auswirkungen befassen.

Gesetzlicher Rahmen der Arbeitszeiterfassung

Aus arbeitsrechtlicher Sicht bildet weiterhin Artikel 34 Absatz 9 des spanischen Arbeitnehmerstatuts (Estatuto de los Trabajadores), den Ausgangspunkt. Danach sind Unternehmen verpflichtet, eine tägliche Arbeitszeiterfassung sicherzustellen, die den konkreten Beginn und das Ende der Arbeitszeit umfasst. 

Der im Oktober 2025 vorgelegte Entwurf eines Königlichen Dekrets soll diese gesetzliche Vorgabe durch eine Ausführungsverordnung konkretisieren. Vorgesehen sind unter anderem:

• Die Verpflichtung zu einer zuverlässigen und nachvollziehbaren täglichen Aufzeichnung;
• die Ausgestaltung des Arbeitszeiterfassungssystems, mit klarer Präferenz für digitale Systeme;

• Vorgaben zur Aufbewahrung, Sicherung und zum Zugriff auf die Daten;

• Die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Vorgaben.

Die wichtigsten Neuerungen bei der digitalen Arbeitszeiterfassung

Der vom Ministerium für Arbeit und Sozialwirtschaft vorgelegte Entwurf bringt wesentliche Änderungen mit sich, durch die die Arbeitszeiterfassung künftig eine deutlich stärkere Kontrollfunktion erhält.

Verpflichtende und überprüfbare digitale Arbeitszeiterfassung

Künftig ist ein digitales, online geführtes, manipulationssicheres und zugängliches Zeiterfassungssystem vorgesehen, das Ein- und Ausstempelzeiten, Pausen sowie sonstige arbeitszeitrelevante Vorgänge nachvollziehbar dokumentiert.

Höherer Detaillierungsgrad bei der Arbeitszeiterfassung

Die Arbeitszeiterfassung muss künftig mindestens folgende Angaben enthalten:

• Beginn und Ende der Arbeitszeit unter Angabe von Stunde und Minute;
• Anzahl der regulären Arbeitsstunden und Überstunden;
• Art der Arbeitsleistung (vor Ort oder remote);
• Teilzeitstatus des Arbeitsverhältnisses;
• Pausen, die nicht als effektive Arbeitszeit gelten.

Verwaltung und Nachvollziehbarkeit von Änderungen

Künftige Änderungen an der Arbeitszeiterfassung bedürfen der ausdrücklichen Zustimmung sowohl der Arbeitnehmerin oder des Arbeitnehmers als auch des Unternehmens. Jede Anpassung muss dokumentiert und begründet werden. Damit sollen einseitige, nicht nachvollziehbare Änderungen ausgeschlossen werden.

Zugangs- und Einsichtsrechte

Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer sowie ihre gesetzlichen Vertreter erhalten das Recht, die Arbeitszeitaufzeichnungen jederzeit einzusehen und eine Kopie zu erhalten, unter Wahrung des Datenschutzes. Auch die Arbeitsinspektion soll künftig die Möglichkeit haben, auf diese Daten aus der Ferne zuzugreifen.

Mobiles Arbeiten und Dienstreisen

Für mobiles Arbeiten, insbesondere bei wechselnden Einsatzorten, sowie für Dienstreisen gelten künftig besondere Regelungen zur Erfassung der effektiven Arbeitszeit.

Aufbewahrungspflichten und Sanktionsregelungen

Die Anforderungen an die Aufbewahrung der Arbeitszeitaufzeichnungen werden verschärft. Zugleich ist ein strengeres Sanktionsregime vorgesehen, das sowohl formelle als auch materielle Verstöße erfasst und Mindestfristen für die Aufbewahrung der Daten festlegt.

Auswirkungen der neuen Arbeitszeiterfassung auf Unternehmen

Die Neuerungen machen die Arbeitszeiterfassung nicht nur zu einem Nachweisinstrument, sondern auch zu einem zentralen Steuerungs- und Kontrollinstrument zur Einhaltung der gesetzlichen Arbeitszeitgrenzen.

Ihre Umsetzung wird insbesondere folgende Maßnahmen und Auswirkungen mit sich bringen:

• Investitionen in technische Systeme;
• Anpassung interner Prozesse;
• Schulung von Mitarbeitenden und Führungskräften;
• Überprüfung und gegebenenfalls Anpassung der HR- und arbeitsrechtlichen Compliance-Richtlinien.

Wie sich Unternehmen auf die Einführung des neuen Systems vorbereiten sollten

Mit Blick auf eine mögliche Einführung im Jahr 2026 empfiehlt es sich für Unternehmen, frühzeitig entsprechende Vorbereitungsmaßnahmen zu ergreifen, insbesondere:

Überprüfung der bestehenden Zeiterfassungssysteme

Unternehmen sollten papierbasierte Aufzeichnungen oder einfache Excel-Tabellen vermeiden und stattdessen digitale Lösungen einsetzen, die Manipulationssicherheit, Nachvollziehbarkeit und einen gegebenenfalls auch behördlich möglichen Fernzugriff gewährleisten.

Klare interne Richtlinien festlegen

Die Regelungen zur Arbeitszeiterfassung, zu Pausen, mobilem Arbeiten, Änderungen der Arbeitszeit sowie zur Behandlung von Unregelmäßigkeiten sollten klar dokumentiert und mit den künftigen gesetzlichen Vorgaben abgestimmt werden.

Wenn Ihr Unternehmen sich frühzeitig auf die neue Regelung zur Arbeitszeiterfassung vorbereiten und seine Systeme rechtssicher anpassen möchte,