Können Unternehmen im arbeitsrechtlichen Kontext elektronische Signaturen verwenden?

Angesichts der wachsenden Verbreitung der neuen Technologien und der zunehmenden Globalisierung des Arbeitsmarkts nutzen die Unternehmen die von den elektronischen Systemen gebotenen Instrumente, um die Erledigung bürokratischer Formalitäten zu optimieren. Die elektronische Signatur dient den Unternehmen als Instrument zur Vereinfachung und Beschleunigung alltäglicher Prozesse und Formalitäten. Allerdings kommen aufgrund ihrer zunehmenden Verwendung im Rechtsverkehr manchmal Probleme hinsichtlich ihrer Gültigkeit auf.

Gesetzliche Regelung der elektronischen Signatur

Um die Frage bezüglich der Rechtsgültigkeit der elektronischen Signatur in Spanien zu beantworten, muss an erster Stelle die Regulierung auf EU-Ebene herangezogen werden, also die Verordnung (EU) Nr. 910/2014 über elektronische Identifizierung und Vertrauensdienste für elektronische Transaktionen im Binnenmarkt. Diese Verordnung legt eine einheitliche Regelung der elektronischen Signatur für die Europäische Union fest. In Spanien wird sie vom Gesetz über die elektronische Signatur (Ley 59/2003) geregelt. In beiden Fällen wird darauf abgezielt, den Rechtsverkehr mit Instrumenten auszustatten, die die Authentizität und Fälschungssicherheit eines elektronisch signierten Dokuments gewährleisten.

Erstens kann gemäß Art. 25 der Verordnung (EU) Nr. 910/2014 einer elektronischen Signatur weder ihre rechtliche Wirksamkeit noch ihre Zulässigkeit als Beweismittel in Gerichtsverfahren aus dem einfachen Grund abgesprochen werden, dass sie eine elektronische oder eine nicht qualifizierte Signatur ist. Zweitens – und dies stellt die wirkliche Sicherstellung der Authentizität dar – ist eine qualifizierte elektronische Signatur genauso rechtswirksam wie eine handschriftliche Unterschrift.

Im Einklang mit dieser Regelung wird als unerlässliche Voraussetzung festgelegt, dass ein Unternehmen, das die Unterzeichnung von Arbeitsverträgen mit maximalen rechtlichen Garantien automatisieren und telematisch durchführen will, dazu eine qualifizierte elektronische Signatur verwendet.

Das Konzept der qualifizierten elektronischen Signatur

Die qualifizierte elektronische Signatur wird gestützt auf ein qualifiziertes Zertifikat generiert. Dabei handelt es sich um ein elektronisches Dokument, das die Validierungsdaten einer Signatur mittels einer Reihe von Schlüsseln mit einer konkreten natürlichen oder juristischen Person verknüpft. Das qualifizierten Zertifikat muss von einem offiziellen Zertifizierungsdiensteanbieter erstellt werden.

Derzeit ist in Spanien die qualifizierte elektronische Signatur die sicherste digitale Unterschrift, da sie alle Bestimmungen der Verordnung 910/2014 (eIDAS-Verordnung) erfüllt. Aufgrund ihrer Rechtswirksamkeit ist sie in dieser Hinsicht einer handschriftlichen Unterschrift. gleichgestellt. Daher ist ihre Verwendung im Kontext der arbeitsrechtlichen Beziehungen absolut zulässig.

Gleichsetzbarkeit und Zulässigkeit der qualifizierten elektronischen Signatur

In Art. 8.1 des Gesetzes über die Rechte der Arbeitnehmer ist festgelegt, dass abgesehen von einigen Ausnahmen Arbeitsverträge schriftlich abzuschließen sind. Um eine größere rechtliche Sicherheit zu erlangen, schreibt das Gesetz in immer mehr Fällen die schriftliche Festlegung der vertraglichen Vereinbarungen vor. Allerdings wird diese Anforderung von der qualifizierten elektronischen Signatur erfüllt, da sie der handschriftlichen Unterschrift gleichgestellt ist.

Zumal es sich bei einem Arbeitsvertrag um ein sehr persönliches Dokument handelt, ist es besonders wichtig, bei jedem Vertragsabschluss abzusichern, dass die Erteilung der Zustimmung authentisch ist. Die qualifizierte elektronische Signatur garantiert die Authentizität, Urheberschaft und Identität der erteilten Zustimmung. Sie bietet Fälschungssicherheit und Schutz vor einem eventuellen Missbrauch durch Dritte. Dadurch wird unter anderem ihre Verwendbarkeit in einem eventuellen Gerichtsverfahren gewährleistet.

Des Weiteren ist zu beachten, dass der Empfänger der arbeitsrechtlichen Dokumente (sei es der Arbeitnehmer oder die Verwaltung) über eine gleichwertige qualifizierte elektronische Signatur verfügen muss. Nur so kann das Zustandekommen der Zustimmung und somit des Vertrages gewährleistet werden. Damit die Unterzeichnung eines Dokuments volle rechtliche Wirksamkeit hat müssen also die Authentizitätsstandards dieselben sein.

Daraus können zwei Schlussfolgerungen gezogen werden: Einerseits ist die qualifizierte elektronische Signatur der handschriftlichen Unterschrift gleichgestellt und andererseits kann sie in einem Unternehmen zur Unterzeichnung jeglichen arbeitsrechtlichen Dokuments verwendet werden.

Dieser Beitrag ist nicht als Rechtsberatung zu verstehen